W-2 e 1099
O mês de janeiro chega ao fim com uma das obrigações mais críticas para quem tem empresa nos Estados Unidos: o Payroll (Folha de Pagamento). Até o dia 31 de Janeiro de 2026, todos os empregadores devem enviar os formulários fiscais referentes aos pagamentos feitos no ano anterior.
Para o empresário brasileiro, é fundamental entender a diferença entre os dois principais formulários exigidos pelo IRS, pois cada um se aplica a um tipo de contratação:
Form W-2: Para Funcionários
Este formulário deve ser enviado a todos os empregados que tiveram impostos retidos na fonte durante o ano de 2025. O W-2 reporta os salários pagos e os impostos descontados (como Social Security e Medicare). Se você tem uma equipe fixa na folha de pagamento, este é o documento obrigatório.
Form 1099-NEC: Para Prestadores de Serviço (Contractors)
Se a sua empresa pagou $600 ou mais durante o ano a um prestador de serviço independente (como advogados, contadores, web designers ou subcontratados de construção) que não é seu funcionário, você deve emitir o formulário 1099-NEC.
Por que o prazo é rígido?
O dia 31 de Janeiro não é apenas uma sugestão. É a data limite para que:
- O IRS receba as cópias da sua empresa.
- Seus funcionários e prestadores recebam as cópias deles.
Seus colaboradores precisam desses documentos para fazerem suas próprias declarações de Imposto de Renda Pessoal. Se a sua empresa atrasar, além de prejudicar sua equipe, você estará sujeito a multas do IRS que aumentam conforme o tempo de atraso.
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